Очень часто возникает задача создать множество однотипных документов, например, приказов или счетов. Причем сами данныеуже собраны в Excel документе, да и шаблон для этих документов уже есть в Word, но вот вписывать их в каждый документ рукамиочень не хочется…
Конечно, многие программы, такие как 1С позволяют создавать документы счетов и т.п., но во-первых, не у всех есть такие программы(мелким компаниям они и вовсе не нужны), а во-вторых, не всегда есть программист, который может настроить генерацию и печатьдокументов.
Программа "Генератор Документов" позволяет решить этот вопрос просто и быстро. Она берет данные из файла данных (Excelфайл) и заполняет ими шаблон (Word файл). Не нужно ничего настраивать или писать что-то на языке программирования.Просто заполните данные в Excel (впрочем, обычно данные уже есть) и создайте шаблон.
Как это работает
Файл Excel содержит данные, а файл шаблона (Word документ) поля. При генерации документов каждое поле в шаблоне, меняетсяна конкретное значение, взятое из файла данных.
Вот все, что нужно сделать:
- Создать файл данных (Excel), если его еще нет. Обычно файл данных есть, но в него нужно добавить столбец, в котором будутзаписаны имена создаваемых файлов.
- Создать файл шаблона (Word). Такой файл тоже обычно уже существует, нужно только расставить в нем поля, которые будутзаменяться на данные.
- Запустить программу и пройти несколько простых шагов.
Попробуем
Создавать приказы под Новый Год это скучно, поэтому, давайте будем создавать открытки.
Итак, у нас есть Excel-файл с именами наших клиентов (сотрудников, коллег и т.д.). Трех столбцов нам будет пока достаточно:Имя, Фамилия и Имя Файла (рис. 1).
Рисунок 1. Список клиентов
Имя файла открытки соответствует фамилии, но чтобы имена файлов не повторялись (если вдруг у нас два Ивановых), мы добавилив конце номер строки. Если имя файла будет одинаковым, то программа будет добавлять информацию в один и тот же файл.
Теперь создадим файл шаблона. Открываем файл открытки и с помощью меню Файл à Свойства à Дополнительные, добавляем два новыхсвойства FNAME (Имя) и LNAME (Фамилия). Названия свойств не важны, главное чтобы мы сами помнили, что означает каждое свойство.
Созданные свойства (поля) нужно расставить в нужных местах файла. Это можно сделать с помощью меню Вставка à Поле à DocProperty.Отличить поля от простого текста можно по серому цвету, которым они выделяются при попадании на них курсора.
В результате получится шаблон с полями, который выглядит, например, как на рис. 2.
Рисунок 2. Шаблон открытки с полями Имя и Фамилия
Дальше все совсем просто. Запускаем программу и следуем пошаговым инструкциям.
Первый диалог при запуске программы – приветствие. Здесь отображается информация о компании и т.п. Просто нажмите кнопкуВперед.
На втором шаге предлагается выбрать файл проекта. Готового проекта у нас пока нет, поэтому выбираем опцию Создать новыйпроект. В дальнейшем, когда проект уже будет создан, в нем будут сохранены все сделанные Вами настройки и можно будет сразуперейти к созданию документов. Нажимаем кнопку Вперед.
Теперь нужно выбрать файл шаблона. Это можно сделать с помощью специального диалога, нажав кнопку Выбрать или просто ввестиимя файла вручную. Когда шаблон выбран нажмите кнопку Вперед.
Аналогично, выберите файл данных и нажмите кнопку Вперед.
Если файл данных содержит несколько страниц, то нужно выбрать с какой именно страницы будет производится чтение данных.
Следующий шаг – совмещение имен полей шаблона и столбцов данных. Для каждого поля шаблона нужно выбрать столбец из файладанных. Кроме полей шаблона, нужно выбрать по какому столбцу будут присваиваться имена файлов (рис. 3).
Рисунок 3. Шаг 6. Задание соответствия полей и данных
Остается выбрать каталог, в который будут записаны создаваемые документы и все будет готово. Нажмите кнопку Вперед.
При создании документов можно выбрать следующие настройки (рис. 4):
- Показывать изменения – введенный в поля текст будет иметь красный цвет. Это удобно при обкатке шаблона.
- Показывать процесс – при создании документов будет видеть сам процесс заполнения документов. Это более наглядно,но несколько замедляет процесс.
- Создавать только один документ – при выбранной опции программа создаст только один документ, независимо от числастрок в фале данных. Это удобно в процессе отладки шаблона.
Кроме того, можно выбрать один из режимов создания документов:
- Просто сохранять на диск – документы будут записаны в выходную папку. Это стандартный режим работы.
- Сразу отправлять на печать – документы будут созданы и сразу отправлены на принтер по-умолчанию.
- Сразу отправлять по электронной почте – для каждого документа будет создано электронное письмо. Эта опция потребуетвыбора дополнительных настроек, о чем будет рассказано позже.
Выбрав нужные опции нажмите кнопку Вперед.
Рисунок 4. Шаг 8. Настройки генерации
После создания документов, программа сообщит Вам сколько документов было создано и были ли ошибки при их создании.
Последний шаг не обязательный. Вы можете сохранить все сделанные настройки в специальном файле проекта. Это позволит вдальнейшем просто открыть файл и не выбирать одни и те же настройки еще раз. Для сохранения проекта выберите имя файла проектаи нажмите кнопку Сохранить проект. Затем нажмите кнопку Конец для выхода из программы.
И вот что получилось – в выходном каталоге три файла (рис. 5), в каждом из которых поля заменены на реальные данные (рис.6). Если бы имя файлов было одинаковым для всех данных, то был бы создан один документ и в нем содержались бы три открытки.
Рисунок 5 Результат: три файла в выходном каталоге
Рисунок 6. Результат: поля шаблона заменены данными
Это на самом деле очень просто!
Сразу отправляем
Если бы мы выбрали опцию Сразу отправлять по электронной почте, то программа запросила бы дополнительные настройки (рис.7). Конечно, для настройки почтовой рассылки нам и в данных потребуются дополнительные поля в файле данных: адрес почты,заголовок сообщения и текст самого сообщения.
Теперь после создания документа будет создано электронное сообщение, с указанным заголовком, телом письма и адресантом. Созданныйфайл будет прикреплен к письму (рис. 8). Обращаем внимание, что письмо не будет отправлено автоматически!
Рисунок 7. Настройка почтовой рассылки
Рисунок 8. Письмо рассылки
Заключение
С помощью Генератора Документов можно быстро и просто создавать однотипные документы, избавив себя от ручной работы. Конечно,дело не ограничивается только открытками. Создавать можно совершенно любые документы.
Вы можете загрузить и попробовать Генератор Документов прямо сейчас:
http://www.inlinesoft.com/demo/gdoc/DocGenerator.zip
Файл с описанным примером можно взять с сайта компании Inlinesoft
(Пока оценок нет)
Загрузка...