Что необходимо руководителю? В общих чертах список потребностей выглядит следующим образом.
- ежедневник (список задач с привязкой к календарю/сотруднику)
- менеджер контактов(клиенты/партнеры/личное/…)
- блокнот для мелких заметок
- хранение документов: письма, счета и т.д., причем в различных форматах (офис, растровая графика и пр.)
- система напоминаний
Причина №1.Управление проектами.
Управлять проектами надо? Конечно нужно, ведь во многих фирмах вполне обыденная ситуация, когда у сотрудника огромный стол на котором множество бумаг и мелких записочек с заметками. Включен компьютер и запущены электронные таблицы MS EXCEL с необъятным списком дел, не говоря уже про OUTLOOK с его горе планировщиком. Вы пытаетесь за всем уследить и постараться ничего не упустить, поскольку каждое упущение может быть чревато финансовыми издержками.
Такое положение дел многим будет знакомо. Как раз для избежания подобных ситуаций был разработан органайзер LeaderTask. В первую очередь данный программный продукт предназначен для четкой структуризации задач входящих в ваши обязанности. LT раскладывает все четко по полочкам предоставляя наглядную картину дел.
В первую очередь определяется глобальный перечень сфер вашей деятельности. Эти данные расположены в навигационной панели слева, во вкладке "Категории". Например, для софтверной компании они могут выглядеть так: разработка программного обеспечения, дизайн, продвижение, тех-поддержка. Независимо от проектов, которыми занимается фирма, перечень категорий может быть неизменным. И так первая ступень ликвидации хаоса в делах преодолена.
Следующим шагом является внесение списка проектов (вкладка "Проекты") разработкой которых занимается фирма. Выбрав определенный проект появляется наглядная сетка задач в древовидной форме, где каждая задача относится к определенной сфере деятельности.
Присутствует возможность фильтрации задач по различным параметрам: категории, контакты, даты и пр. Можно отсортировать задачи по любому из полей, перемещать задачи по иерархии уровней.
Таким образом мы подошли к следующему логическому вопросу, который связан суправлением бизнеса.
Причина №2. Управление сотрудниками.
Управлять сотрудниками необходимо? Безусловно нужно, необходимо знать над чем каждый конкретный подчиненный работает сейчас и какие объемы работы ему предстоит сделать в ближайшее время. Хотелось бы знать, насколько справляется сотрудник с поставленными задачами и либо выдать ему премию, либо уволить.
Для начала в "Контакты" заносим контактные данные о всех подчиненных. После на каждый из проектов или отдельный перечень задач можно назначить ответственное лицо. Таким образом распределяя обязанности между сотрудниками.
В последствии выбрав любого из из списка контактов сразу имеем четкий перечень дел и направлений над которыми он работает, и сколько осталось времени до их завершения.
Также по сотруднику можно посмотреть аналитику: сколько задач поручено, сколько выполнено, посмотреть загруженность среди других сотрудников.
Таким образом LT просто исключает какую либо хаотичность в ведении дел и предоставляет наглядный контроль за ходом работы сотрудников.
Причина №3. Работа без рутины.
Как избежать рутины и повысить производительность?Органайзер LeaderTask просто незаменимый помощник руководителя, на "плечи" которого можно обрушить массу обязанностей. Но для решения некоторых специфических проблем ему не обойтись без помощи с вашей стороны.
Давайте разберемся, что нужно сделать для того, чтобы программный продукт смог помощь одолеть, самый деструктивный в плане производительности фактор, рутины.
Самое главное с чего следует начать это расстановка приоритетов на каждую из задач, находящихся в вашей ответственности. Воспользовавшись "Библиотекой приоритетов" вы можете подготовить список меток. После чего каждой из задач необходимо поставить соответствующую метку.
В результате можем просто отфильтровать все каждодневные рутинные задачи, а заняться решением наиболее важных и приоритетных. Но это не значит, что наименее важные задачи остаются без должного внимания.
При помощи делегирования полномочий, вы сможете сбросить оковы второстепенных задач.
Иными словами, назначая подчиненным некритичные второстепенные задачи вы тем самым освобождаете себя от рутины. У вас появляется время для наиболее приоритетных дел.
Следует отметить, что хорошим подспорьем являетсякалендарь. Благодаря которому мы можем понять, что нам необходимо срочно сделать сегодня (не очень важное, но срочное), а что может подождать и до следующей недели (важное, но не срочное).
При помощи плавающих периодов в календаре и группировке по приоритетам мы занимаемся решением наиболее важных и актуальных задач. Решая в первую очередь критически важные задачи и перекладывая ресурсоемкую рутину на подчиненных, мы повышаем личную производительность.
Причина №4.Надежное хранение информации.
Возможно ли все держать в голове? Нет, все на свете в голове не удержишь. В течении дня возникают различные мысли и идеи касательно какой либо задачи. И как правило человек делает заметки на листиках, которые за день могут превратиться в кипу макулатуры, среди которой буквально на следующий день будет сложно разобраться.
Чтобы не допускать подобных ситуаций на помощь приходит LeaderTask со своей системой заметок. Для каждой категории, проекта или задачи присутствует возможность внесения пояснительной записи. Благодаря этому функционалу, приступив через какой-то промежуток времени, к решению задачи мы можем ознакомиться со своими "мыслями" или дополнительной уточняющей информацией. Которая способна помочь восстановить общую картину необходимую для ее решения.
Ни для кого не секрет, что в течении дня "гора" работы постоянно растет, телефонные звонки, электронные письма и прочее. В такой ситуации очень легко упустить из виду что-то очень важное. Для избежания подобных ситуаций есть "Напоминания". Чтобы не забыть сделать важную задачу в ее свойствах можно установить "будильник" на определенное время. После чего в нужный момент появится всплывающее текстовое сообщение сопровождаемое звуковым сигналом, напоминающее вам о том, что необходимо сделать.
Причина №5. Всегда с собой.
Обладает ли LeaderTask дополнительным полезным функционалом? Безусловно обладает. Так, например его можно использовать в качествебумажника или менеджера паролей.
Защита данных также на должном уровне. Ограничение доступа к программе реализовано с помощью паролей. За сохранность данных отвечает система резервного копирования. Присутствует возможность импорта базы контактов из Outlook.
Если вы в дороге тогда есть два варианта: LeaderTask находится на вашем ноутбуке либо если его нет тогда вы всегда можете взять распечатку наиболее актуальных задач (своего рода шпаргалку). Вам также ничто не мешает переносить копию базы данных с одного компьютера на другой.
LeaderTask предлагает абсолютно все, что нужно современному деловому человеку, – напоминания о важных встречах,планировщик, адресную книгу, а также надежное хранение конфиденциальной информации.
- Cкачать органайзер LeaderTask
- Домашняя страница планировщика LeaderTask
- Форум поддержки органайзера LeaderTask
(Пока оценок нет)
Загрузка...